¿Cómo se Protege a los Denunciantes de Malas Prácticas en la Empresa?

En el entorno empresarial actual, la protección de los denunciantes de malas prácticas se ha convertido en una preocupación fundamental para las organizaciones comprometidas con la transparencia y la integridad. A medida que aumenta la conciencia sobre la importancia de denunciar conductas inapropiadas, surge la necesidad de establecer sistemas sólidos que protejan a quienes dan voz a estas preocupaciones.

La protección de los denunciantes de malas prácticas se regula en España a través de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En esta normativa se detalla la creación de canales internos de denuncias en empresas y organizaciones.

En este artículo, exploraremos las estrategias y medidas clave que las empresas pueden implementar para salvaguardar a los denunciantes, promoviendo así una cultura empresarial ética y responsable.

Establecer Políticas y Procedimientos Definidos

Desarrollar y documentar políticas que definan claramente qué constituye una mala práctica y cómo deben reportarse estos incidentes es el primer paso. Estas políticas deben incluir ejemplos específicos de conductas inaceptables y estar fácilmente accesibles para todos los empleados. Para ello, se puede utilizar la intranet de la empresa, manuales de empleados o sesiones de orientación y capacitación.

Por otro lado, los procedimientos para presentar una denuncia deben estar bien definidos. Esto puede incluir los pasos a seguir, a quién reportar, cómo documentar la denuncia y los plazos específicos para cada etapa del proceso de denuncia e investigación. Garantizar que estas políticas y procedimientos sean conocidos y comprendidos por todos los empleados es fundamental si se busca una respuesta eficiente y eficaz.

Canales Anónimos y Protección de la Identidad

Ofrecer múltiples opciones para la presentación de denuncias, como líneas telefónicas anónimas gestionadas por terceros, formularios online, aplicaciones móviles o buzones físicos, garantiza que los empleados puedan denunciar en cualquier momento de manera segura y cómoda.

Es muy importante que toda la información relacionada con la denuncia se maneje de manera estrictamente confidencial. Utilizar tecnología segura y cifrada para proteger la identidad de los denunciantes durante el proceso de denuncia y la posterior investigación es innegociable para mantener la confianza en el sistema.

Políticas Anti-represalias

La empresa debe definir qué constituye represalias, como despidos injustificados, degradaciones y hostigamiento, y establecer consecuencias severas para quienes tomen represalias contra los denunciantes. Estas medidas protegen a los empleados y demuestran el compromiso de la empresa con la justicia y la integridad.

Monitorear activamente las condiciones de trabajo de los denunciantes para detectar cualquier indicio de represalia y crear mecanismos para que puedan informar si creen que están siendo objeto de ellas, asegura que estas denuncias se investiguen con la misma diligencia que las denuncias originales.

Asistencia Legal y Apoyo Emocional

Proveer acceso a asesoramiento legal para los denunciantes y considerar la cobertura de los costes legales asociados con la denuncia ayuda a que los empleados no se sientan disuadidos por preocupaciones financieras.

Ofrecer programas de asistencia al empleado (PAE) que proporcionen apoyo emocional y psicológico, incluyendo acceso a consejeros y terapeutas, y facilitar la formación de grupos de apoyo interno o externos donde los denunciantes puedan compartir sus experiencias y recibir apoyo puede ser clave para su bienestar.

Comités Independientes

Formar comités de investigación con miembros que no estén directamente relacionados con el área de la denuncia y contratar a auditores externos cuando sea necesario garantiza una revisión objetiva e imparcial de las denuncias.

Contratar a auditores o investigadores externos cuando sea necesario y seleccionar firmas o individuos con una reputación establecida por su imparcialidad y profesionalismo en la gestión de investigaciones internas asegura la objetividad del proceso.

Transparencia y Comunicación

Proveer actualizaciones regulares al denunciante sobre el estado de su denuncia, las acciones que se están tomando y los tiempos estimados para cada etapa del proceso es esencial para mantener la confianza en el sistema. Comunicarse de manera clara y abierta asegura que el denunciante se sienta informado y apoyado durante todo el proceso.

Como muestra de transparencia, la empresa debería compartir los resultados de las investigaciones con las partes relevantes, incluyendo a los denunciantes, mientras se protegen las identidades y la privacidad de todos los involucrados, e informar sobre las acciones correctivas o disciplinarias tomadas como resultado de la investigación.

Concientización

Implementar programas educativos regulares que incluyan talleres, seminarios y módulos online sobre ética, integridad y la importancia de denunciar malas prácticas asegura que todos los niveles de la organización comprendan sus roles y responsabilidades en la protección de denunciantes.

Promover activamente una cultura de apoyo donde se reconozca y valore a aquellos que denuncian malas prácticas como defensores de la integridad y la ética empresarial, y considerar formas de reconocer públicamente a los empleados que han mostrado valentía al denunciar conductas inapropiadas, refuerza el mensaje de que la empresa valora la transparencia.

Legislación

Mantenerse actualizado con las leyes y regulaciones relacionadas con la protección de denunciantes y ajustar las políticas y procedimientos de la empresa en consecuencia es necesario para cumplir con la legislación vigente. Consultar regularmente con asesores legales asegura que las políticas de la empresa estén en plena conformidad con la legislación.

Monitoreo Continuo

Finalmente, realizar auditorías internas periódicas para evaluar la efectividad de las políticas de protección a denunciantes y hacer mejoras continuas, así como revisar los casos de denuncias anteriores para identificar patrones o áreas de mejora en el manejo y la protección de los denunciantes, es básico para mantener un sistema efectivo y justo.

Implementar estas medidas no solo protege a los denunciantes, sino que también fortalece la cultura ética de la empresa, fomentando un ambiente de trabajo más seguro y responsable.

Formación Obligatoria y Recomendada

En España, las empresas con 50 o más empleados están obligadas por la ley 2/2023 a disponer de un sistema interno de información que facilite la presentación de denuncias. Sin embargo, incluso las empresas que no están legalmente obligadas a hacerlo pueden beneficiarse significativamente de establecer un canal de denuncias efectivo. Este sistema no solo ayuda a cumplir con las normativas, sino que también promueve un entorno de trabajo ético y seguro. En el Grupo iLabora Formación, ofrecemos un curso online de Canal de Denuncias en la Empresa, diseñado para ayudar a las organizaciones a implementar y gestionar estos sistemas de manera eficaz.

El programa, que se realiza íntegramente online a través de nuestro campus virtual, está diseñado para proporcionar a las organizaciones las herramientas para implementar y gestionar eficazmente un sistema de denuncias. Los participantes aprenderán sobre las mejores prácticas en el diseño de políticas y procedimientos, la importancia de la confidencialidad y el anonimato, y las estrategias para prevenir represalias contra los denunciantes. El curso abarca una amplia gama de temas esenciales, incluyendo el Sistema Interno de Información en la Empresa, Protección de Datos en el Tratamiento de la Información, así como las Infracciones y sanciones.